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Schlussrechnung erstellen

Eine Schlussrechnung zu erstellen ist ein wichtiger Prozessschritt in vielen Gewerken, insbesondere im Handwerk und in der Baubranche. Es handelt sich dabei um die abschließende Rechnung nach der Fertigstellung eines Auftrags, die alle bisher erbrachten Leistungen und bereits geleisteten Zahlungen berücksichtigt.
Die folgenden Schritte könnten im Rahmen der Erstellung einer Schlussrechnung auftreten:

  1. Leistungserfassung und Aufmaß: Alle ausgeführten Arbeiten und gelieferten Materialien werden detailliert aufgelistet. Dabei ist das sogenannte Aufmaß, also die genaue Bestimmung der tatsächlich erbrachten Mengen, ein wichtiger Aspekt.
  2. Berechnung der Gesamtkosten: Basierend auf den erbrachten Leistungen und dem verwendeten Material werden die Gesamtkosten berechnet.
  3. Berücksichtigung von Anzahlungen und Abschlagszahlungen: Bereits geleistete Anzahlungen oder Abschlagszahlungen des Auftraggebers werden auf die Gesamtkosten angerechnet.
  4. Zusammenstellung der Schlussrechnung: Die Schlussrechnung wird erstellt und sollte die genaue Bezeichnung der Leistung, den Zeitpunkt der Leistungserbringung, die Vergütung unter Anrechnung der Abschlagszahlungen und die darauf entfallende Umsatzsteuer, getrennt nach Steuersätzen, enthalten.
  5. Versand der Schlussrechnung: Die Schlussrechnung wird an den Auftraggeber gesendet. Dies kann per Post, E-Mail oder in digitaler Form erfolgen.

Beim Erstellen der Schlussrechnung ist zu beachten, dass diese bestimmte formale Kriterien erfüllen muss, um rechtlich gültig zu sein.
Diese Kriterien sind im Umsatzsteuergesetz (UStG) festgelegt und umfassen folgende Punkte:

  1. Vollständiger Name und Adresse des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers: Beide Parteien müssen mit ihrem vollen Namen und ihrer vollständigen Adresse auf der Rechnung aufgeführt sein.
  2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers muss auf der Rechnung stehen.
  3. Ausstellungsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde, muss aufgeführt sein.
  4. Rechnungsnummer: Jede Rechnung muss eine einmalige, fortlaufende Nummer haben (die sogenannte Rechnungsnummer), die zur Identifizierung der Rechnung dient.
  5. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung: Hier wird genau aufgeführt, welche Leistungen erbracht oder welche Produkte geliefert wurden.
  6. Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung: Wann wurde die Leistung erbracht oder das Produkt geliefert? Wenn der Zeitpunkt nicht genau festgelegt werden kann, ist der Zeitraum anzugeben, in dem die Leistung erbracht wurde.
  7. Entgelt für die Leistung und dabei geltender Steuersatz oder Steuerbefreiung: Das Entgelt ist der Betrag, der für die Leistung oder Lieferung verlangt wird. Hierbei ist auch der Steuersatz anzugeben, der auf das Entgelt angewendet wird. Sollte die Leistung steuerbefreit sein, ist dies ebenfalls zu vermerken.
  8. Vergütung und Abschläge: Bei einer Schlussrechnung sollten bereits geleistete Abschlagszahlungen oder Anzahlungen berücksichtigt und vom Gesamtbetrag abgezogen werden.

Diese Anforderungen gelten für alle Rechnungen über 250 Euro (inklusive Umsatzsteuer). Bei Rechnungen unter diesem Betrag gibt es vereinfachte Regeln. Die Erstellung von Schlussrechnungen kann durch den Einsatz einer Softwarelösung erheblich vereinfacht werden: Eventuell geleistete Abschlagszahlungen werden durch die Software aufgeführt und angerechnet, bereits gezahlte Steuern werden gesondert ausgewiesen und formale Kriterien werden automatisch eingehalten.

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