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A

Auftragsverwaltung Handwerk

Die Auftragsverwaltung im Handwerk bezeichnet den Ablauf der Planung aller Aspekte eines Auftrags, von der initialen Anfrage des Kunden bis zur finalen Rechnungsstellung und Nachverfolgung. Sie ist ein wesentlicher Teil der Organisation in einem Handwerksbetrieb und zielt darauf ab, eine effiziente und kundenorientierte Durchführung der Arbeiten zu gewährleisten.

Die Auftragsverwaltung umfasst im Allgemeinen folgende Schritte:

  1. Angebotserstellung: Bei Erhalt einer Kundenanfrage wird ein detailliertes Angebot erstellt, das die geplanten Arbeiten, die benötigten Materialien und die geschätzten Kosten darlegt.
  2. Auftragsbestätigung: Nach der Annahme des Angebots durch den Kunden wird eine Auftragsbestätigung erstellt, die den Vertrag zwischen dem Handwerker und dem Kunden formalisiert.
  3. Auftragsplanung: Dieser Schritt beinhaltet die detaillierte Planung der Arbeitsschritte, die Ressourcenallokation, die Materialbeschaffung und das Zeitmanagement für den Auftrag.
  4. Auftragsdurchführung: Die geplanten Arbeiten werden durchgeführt. Dies umfasst sowohl die handwerklichen Tätigkeiten als auch die fortlaufende Kommunikation mit dem Kunden über den Fortschritt des Auftrags.
  5. Rechnungsstellung: Nach Abschluss der Arbeiten wird auf der Grundlage des erstellten Aufmaßes und der im Auftrag festgelegten Kosten eine Rechnung erstellt und an den Kunden gesendet.
  6. Nachverfolgung: Nach der Rechnungsstellung wird der Zahlungsstatus des Auftrags überwacht und eventuelle Rückfragen oder Beschwerden des Kunden werden bearbeitet.

In der Regel müssen mehrere Aufträge parallel verwaltet werden. Moderne Handwerksbetriebe setzen dazu ein Softwareprogramm ein. Dieses beinhaltet eine digitale Kundenakte für jeden Kunden, die neben den Kontaktdaten auch bisherige Aufträge und sogar Sonder-Informationen wie bevorzugte Mitarbeiter oder die Zahlungsmoral enthält. Je nach Software-Anbieter beinhaltet das Programm auch Funktionen zur Rechnungsstellung nach gültigen gesetzlichen Vorgaben (ZUGFeRD, XRechung) und zur Überwachung des Zahlungsverkehrs. So ist auf einen Blick ersichtlich, welche Zahlungen noch ausstehen und welche bereits eingegangen sind.

Kommt es zu Verzögerungen bei der Ausführung eines Auftrags, muss der Handwerker flexibel reagieren und einen anderen Auftrag vorziehen können. Gleiches gilt, wenn ein Auftrag vor dem eigentlichen Fertigstellungstermin abgeschlossen ist – dann kann ein neuer Auftrag schon früher begonnen werden. Mithilfe einer digitalen Plantafel ist genau das möglich: Auf einen Blick ist erkennbar, wo es zu Verzögerungen kommt und wo gleichzeitig Leerläufe sind. Mit wenigen Klicks wird die Planung angepasst, sodass die Auslastung des Betriebs optimiert wird.

Die Auftragsverwaltung im Handwerk erfordert organisatorische Fähigkeiten, Detailgenauigkeit und effektive Kommunikation. Sie kann manuell durchgeführt oder durch den Einsatz von spezialisierter Software erleichtert werden, die die Abläufe automatisieren und den Arbeitsaufwand reduzieren kann.

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